Jeśli zatrudniasz pracowników terenowych: merchandiserów, kurierów, przedstawicieli handlowych itp. – proszę o rozważenie nowej funkcji zaprojektowanej specjalnie dla nich.
Podczas wykonywania zleceń poza miejscem pracy pracownicy otrzymują ważne informacje, które z reguły należy zachować i przesłać do biura w celu dalszego wykorzystania w pracy lub sporządzenia raportów. Po wizycie na miejscu przedstawiciel handlowy wypełnia raport o dostępności produktów i opisuje zaległe zamówienia z komentarzami. Sprzedawca robi notatki, jak uporządkowane i dobrze uporządkowane są produkty na ladzie. Dostawca wody zapisuje, kiedy i ile butelek ma przynieść klientowi następnym razem. Lista może być kontynuowana przy różnych zawodach, ale wspólną cechą wszystkich jest to, że zebrane informacje powinny dotrzeć do urzędu (współpracowników lub szefa) – szybko i kompleksowo.
Nowa funkcja ułatwia to zadanie, ponieważ system śledzenia GPS umożliwia pracownikowi terenowemu szybkie przesyłanie wszelkich informacji do szefa biura lub współpracowników.
Zobaczmy, jak to działa.

Twórz formularze do określonych zadań.

Mówiąc najprościej, formularz elektroniczny to kwestionariusz lub ankieta. Początkowo taką „ankietę” dla pracownika powinien stworzyć kierownik lub przełożony. Można to łatwo zrobić za pomocą projektanta formularzy w TrackSystem. Można tam znaleźć gotową do użycia listę bloków do tworzenia kwestionariusza: pola tekstowe, checkboxy, przyciski radio, oceny itp. Następnie z bloków szybko tworzymy pożądaną strukturę kwestionariusza, wypełniamy nagłówki, wstawiamy wskaźniki i voilà formularz jest gotowy.

Istnieje możliwość stworzenia nieograniczonej liczby formularzy dla każdego pracownika – pierwszy dla merchandisera, drugi dla kuriera i trzeci dla przedstawiciela handlowego. Możesz również tworzyć różne formularze dla menedżerów kategorii.
Jeśli w formularzu jest zbyt wiele pól, możesz je podzielić na kilka stron dla wygody pracowników. Pracownikowi terenowemu będzie wygodniej przeglądać formularz na smartfonie. Niektóre pola formularza mogą być opcjonalne, to znaczy nie trzeba ich wypełniać.

Wypełniaj formularze za pomocą kilku kliknięć!

Jak ta funkcja działa po stronie pracownika? Na przykład przedstawiciel handlowy otwiera aplikację mobilną X-GPS Tracker na tablecie lub smartfonie i przegląda bieżące zadanie oraz załączony do niego formularz. Następnie pracownik wypełnia kwestionariusz „w locie”. Projekt został specjalnie opracowany, aby proces wypełniania formularzy był jak najbardziej przyjazny dla użytkownika.

Po wypełnieniu formularza pozostaje tylko kliknięcie w przycisk „Wyślij” i dane są w biurze.

Ogólne raporty i szczegółowe informacje dla każdego formularza.

Wszystkie wypełnione formularze są zapisywane w systemie, dzięki czemu w każdej chwili możesz do nich wrócić. Przełożony może stworzyć ogólny raport ze wszystkich wypełnionych formularzy lub przejrzeć każdy kwestionariusz oddzielnie. Raport ogólny z wypełniania formularzy jest tabelą zawierającą wspólne wartości dla okresu wykorzystywanego do analizy strategicznej. Spójrzmy na konkretny przykład. Jan, dostawca wody pitnej, który od 1 do 31 sierpnia po wizycie u swojego klienta wypełnił kwestionariusz, ile litrów wody należy przynieść następnym razem – butelki 1 lub 5 galonów. Przełożony wchodzi do systemu monitoringu pod koniec miesiąca i wybiera nazwisko pracownika Jan, wskazuje okres „od 1 do 31 sierpnia” i sprawdza całkowitą ilość zamówionej wody na następny miesiąc.
Drugim sposobem oceny wyników jest przyjrzenie się szczegółowym informacjom z każdego kwestionariusza. Przełożony może przejrzeć wypełniony formularz konkretnego pracownika w formie listy. Innymi słowy, szybko uzyskuje potrzebne informacje bez konieczności zajmowania się stosami dokumentów.
Raporty można drukować, zapisywać w formacie PDF i przesyłać do programu Excel. Ponadto wielu osobom wygodnie będzie wysyłać raporty dotyczące harmonogramów na e-mail w celu dalszego przetwarzania przez operatorów lub regularnej analizy dokonywanej przez dyrektora zarządzającego.

Użyj formularzy, aby zwiększyć produktywność.

Z pomocą nowych „Formularzy” użytkownicy mogą zapewnić kompletność zebranych informacji i przyspieszyć ich przetwarzanie. Nowa funkcja sprawia, że komunikacja i wymiana informacji między pracownikami jest szybka i wygodna, a także pomaga przyspieszyć pracę i poprawić jakość obsługi klientów.
Tworząc indywidualne formularze dla pracowników, dyrektorzy nie tylko zautomatyzują modelowe procesy, ochronią pracowników przed papierkową robotą, ale również będą mogli w łatwy sposób przesłać zebrane dane do analizy w celu usprawnienia biznesu.
Ponadto system śledzenia GPS dostarcza rzetelnych informacji o lokalizacji pracowników GPS, terminowości i czasie trwania wizyty, ewidencji przebiegu i zużycia paliwa – Twoi klienci otrzymają najlepszy system do zarządzania personelem mobilnym.