Pracownicy mobilni mogą szybko wymieniać informacje ze współpracownikami w biurze. Pracownicy mogą teraz przesyłać zdjęcia, pliki i podpisy elektroniczne. Za pomocą kilku kliknięć kurier może wysłać podpis klienta po dostarczeniu przesyłki, sprzedawca prześle zdjęcia ładnie wyeksponowanych produktów na ladzie, a przedstawiciel handlowy może przesłać plik pdf z podpisaną umową.
Do kogo skierowane są załączniki? Jak to działa? Jak analizować otrzymane dane? Aby odpowiedzieć na te pytania, przejdźmy do szczegółów.

Kto korzysta z funkcji załączników?

Istnieje wiele przypadków, w których można użyć funkcji „Załączniki”. Przyjrzyjmy się najczęściej występującym.
Dostawa kurierska: usługi pocztowe, dostawa online lub do domu: pizza, woda, materiały budowlane. Np. Kurier lub kierowca może błyskawicznie zgłosić wykonane zadania lub poinformować o stanie przesyłki lub ładunku. Dzięki temu pracownicy mogą przesyłać zdjęcia produktów, podpisy klientów lub dołączać inne dokumenty towarzyszące w wersji elektronicznej. To naprawdę szybki i łatwy proces: pracownicy mogą wysyłać informacje bezpośrednio za pomocą smartfonów lub tabletów.
Usługi konserwacyjne: naprawy domowe (np. Hydraulik, elektryk); regularna konserwacja (bankomaty, terminale POS, alarmy). Na przykład monter okien może przesłać zdjęcie potwierdzające jakość wykonanej pracy. Dołączając po prostu jedno zdjęcie, hydraulik może wyjaśnić, dlaczego nie udało się wykonać zadania.
Handel: przedstawiciele handlowi, merchandisers. Merchandiser może załączyć zdjęcia lokowania produktu na ladzie, umów i wniosków w formie plików. Przedstawiciele handlowi mogą odbierać zamówienia od klientów w plikach XLS, a następnie przesyłać je do przełożonego.

Funkcja „Załączniki” umożliwia:

• Oszczędzaj czas i wysiłek, ograniczając papierkową robotę. W ciągu kilku kliknięć pracownicy mobilni mogą załączyć wszystkie niezbędne dokumenty za pośrednictwem smartfona lub tabletu.
• Natychmiast wysyłaj informacje do przełożonego lub współpracowników, będąc poza biurem. Tym samym nowa funkcja pomoże firmom zwiększyć liczbę pomyślnie wykonanych zadań, uniknąć przypadków naruszeń ze strony pracowników i szybko rozwiązać sporne kwestie od razu na miejscu.
• Podejmij natychmiastowe działania: przełożeni i operatorzy będą mogli natychmiast reagować na nieplanowane sytuacje: zmieniać trasy i harmonogramy pracy.
• Oceń obciążenie pracą w dowolnym okresie. Wszystkie informacje dotyczące każdego zadania są przechowywane w systemie. Wystarczy wybrać żądaną datę.

Jak działa przesyłanie załączników w praktyce?

Najpierw dyrektor lub przełożony tworzy zadania dla pracowników mobilnych w systemie monitoringu. Zadania można zaplanować na dzień, tydzień, miesiąc itp. Po napisaniu opisu do zadania opiekun dołącza kwestionariusz lub tzw. Formularz. Możesz przeczytać więcej o formularzach i ich funkcjonalności w jednym z naszych artykułów. Następnie pracownik wypełnia wymagane formularze i dołącza zdjęcia, pliki i podpisy elektroniczne bezpośrednio ze smartfona lub tabletu, w trakcie lub po wykonaniu zadania.
Zdjęcia. Komponenty formularza można łatwo dostosować. W ten sposób obraz oraz inne komponenty można przeciągać w dowolne miejsce w formularzu. Na przykład przełożeni mogą umieścić pola „Obraz” u dołu dokumentu elektronicznego, aby pracownicy mogli załączyć zdjęcia punktów początkowych i końcowych zadania. Na lewym pasku klikamy Serwis –> Formularze –> Dodaj nowy (znak plus w lewym górnym rogu). Pojawi się poniższy ekran i zaznacz tak, jak to widzisz poniżej.

Podczas tworzenia formularza opiekun może ustawić liczbę dozwolonych zdjęć. Powinien być co najmniej jeden obraz, 6 zdjęć w rzędzie. Liczba rzędów nie jest ograniczona, więc zrób tyle, ile potrzebujesz.

Spójrz na obrazek gif powyżej, aby zobaczyć, jak przełożony może dołączać obrazy do formularza.

Pliki. Stwórzmy formularz dla przedstawiciela handlowego i poproś go o dołączenie faktur i umów po wizycie u każdego klienta.

W ten sposób przedstawiciel handlowy może łatwo dołączyć wymagane pliki do formularza.

Podpisy elektroniczne. Stwórzmy osobny formularz dla kuriera i ustawmy „Podpis” jako wymagane pole.

Po doręczeniu przesyłki kurier przekazuje tablet odbiorcy i prosi o złożenie podpisu. Klient szybko podpisuje dokument elektroniczny, pisząc na ekranie dotykowym palcem i to wszystko.

Otrzymuj i analizuj dane z „pól”.

Aby przeanalizować wyniki, opiekun powinien wybrać żądany formularz i przyjrzeć się jego elementom w sekcji zgłoszeń. Na przykład znajdźmy zdjęcia załączone przez konkretnego pracownika.

lub plików:

Raport „Wartości formularzy zadań” to kolejne narzędzie, za pomocą którego można analizować dane z wypełnionych formularzy. Zobaczysz tam całkowitą liczbę załączonych zdjęć, plików i podpisów.

Wszystkie informacje dotyczące wypełnionego formularza można przesłać na adres e-mail lub SMS-em. Jeśli dołączone są zdjęcia lub podpisy, można je wyświetlić w formacie PDF.

Przesyłaj pliki, aby zwiększyć wydajność pracy.

Nowa funkcja pomoże zautomatyzować przepływy pracy i zwiększyć codzienną produktywność każdego pracownika: pracownika, przełożonego, operatora czy dyrektora.

Teraz możliwe stało się zbieranie różnych danych od klientów, natychmiastowe wysyłanie ich do współpracowników i późniejsza analiza. Wszystkie 3 kroki można wykonać bezpośrednio z intuicyjnego interfejsu: koniec z papierkową robotą i nieporozumieniami z klientami lub współpracownikami. Natychmiast reaguj na spory i sytuacje siły wyższej – rozwiązuj problemy od razu.

Co więcej, jasno określone zadania i szczegółowe raporty to nie wszystkie bonusy. Przełożeni otrzymają również wiarygodne dane o lokalizacji pracowników GPS, kontrolują terminowość i czas trwania wizyty, a także liczą przebieg i zużycie paliwa. W ten sposób Twoi klienci otrzymają kompletny system do kontroli pracowników mobilnych.